NOS MISSIONS

La logistique d’un congrès, d’une manifestation, d’une soirée… requiert un savoir faire et des compétences similaires à celles d’un véritable chef d’orchestre pour assembler et harmoniser l’ensemble des intervenants. Du choix du lieu approprié à la négociation des contrats et la coordination sur place, nous nous engageons à mettre en œuvre les moyens logistiques les plus adaptés à vos besoins. Nous nous appuyons sur un réseau de prestataires sélectionnés, sur place en priorité, pour la qualité de leur prestation, leur fiabilité, le respect des délais et la maîtrise des coûts.

La rigueur budgétaire, le respect du cahier des charges est une de nos priorités tout en maintenant le niveau d’exigence indispensable à la garantie d’un événement réussi.

• Recherche des lieux et des prestataires, appels d’offre,
• Gestion des contrats et négociation avec les prestataires,
• Organisation et aménagement des espaces,
• Gestion de l’équipement d’accueil (matériel et ressources humaines – hôtesses, sécurité)
• Signalétique (directionnelle, panneaux, kakemono, bannières d’information…),
• Coordination générale des prestataires sur site,
• Pilotage et contrôle des équipes, des services et des équipements techniques audiovisuels,
• Gestion des pré-projections (salles, matériel, ressources humaines),
• Organisation du programme social (dîner de gala, dîner de comités, visites touristiques…)
• Accueil aux gares et aéroports, transferts et mises en place de transferts,
• Gestion du plan de transport pour les participants et/ou invités (aérien, ferroviaire..)

Une partie considérable de la réussite d’une manifestation dépend des moyens de communication et de promotion mis en place auprès de groupes cibles et des partenaires clés. Notre objectif est que l’information atteigne tous les publics identifiés et potentiellement intéressés. Nous vous proposons, à chaque étape de l’organisation, différentes solutions qui vous permettent à la fois d’optimiser vos coûts de promotion et d’en augmenter l’efficacité.

• Réflexion sur l’identité visuelle de la manifestation, déclinaison graphique sur les différents supports,
• Gestion des listes de diffusion (constitution, mise à jour, renouvellement),
• Conception de campagnes de promotion sur-mesure, relances,
• Conception, développement, hébergement et actualisation du site Internet de la manifestation,
• Campagnes d’e-mailing / e-newsletters / e-bulletins,
• Conception et envoi des supports de communication et d’édition (première annonce, programme prévisionnel et définitif, affiches, etc.),
• Sélection d’outils promotionnels (bannières, cadeaux, etc).

Le programme scientifique est prêt, les lieux du congrès sont réservés, les salles équipées, le programme social mis en place … Vous avez réuni la majeur partie des éléments pour réussir un congrès de qualité. Cependant il reste un service important à proposer à vos participants nationaux ou internationaux : l’hébergement. Parce qu’il s’agit là d’un élément clé pour une réussite complète, nous vous proposons nos garanties en matière d’hébergement

• Une garantie de la disponibilité d’hébergements sur ou à proximité du lieu de votre manifestation à des tarifs «négociés»,
• Une garantie d’offre d’hôtels de différentes catégories à la portée du budget de chacun,
• Un service de réservation en ligne, adapté, réactif et simplifié.
  – Sélection et visite des hôtels
  – Réservation des contingents
  – Traitement des demandes d’hébergement,
  – Élaboration et actualisation des listes des réservations avec les hôteliers,
  – Encaissement, suivi des règlements, des relances et traitement des litiges
  – Envoi des confirmations de réservation aux participants
  – Contrôle et règlement de la facturation hôtelière,
  – Service d’information hébergement sur site pendant la manifestation
• … / …

Il ne peut y avoir d’évènement sans participant !

Faciliter leur inscription, le paiement et la facturation en restant à l’écoute de leurs besoins est l’une des missions prioritaires de notre engagement à vos cotés.

Pour cela, nous vous proposons des outils informatiques évolués permettant une gestion des inscriptions en ligne pour une plus grande rapidité de traitement, réactivité et sécurité.

Notre gestion de l’inscription s’étend aux évènements connexes (programme social, visites touristiques…) pour le participant et son accompagnant avec une possible répartition de la facturation.

• Interface web pour l’inscription en ligne sécurisé,
• Création d’une page internet et paramétrage d’un module d’inscription en ligne,
• Paiement en ligne sécurisé,
• Service d’information aux congressistes,
• Contrôle des inscriptions, enregistrement et envoi des confirmations,
• Édition et envoi des factures,
• Gestion des règlements et relances,
• Inscription des groupes (spécificités des invités des partenaires) et des comités,
• Gestion des demandes et envoi des lettres facilitant l’obtention de visa, ou autres démarches administratives,
• Préparation des badges, attestation de présence, tickets d’accès.
• Insertion des documents dans des sacoches sérigraphiées au visuel de la manifestation,
• Accueil et inscription des participants sur place,
• Émargement des participants, remise des sacoches-badges… et aux participants,
• Envoi aux organisateurs de bilans d’inscription et des encaissements,
• Partage et accès direct à l’information pour les organisateurs via un Extranet sécurisé,

¥ Inscription

• Garantir une disponibilité d’hébergement à tarifs «négociés», sur une sélection d’hôtels retenus pour leur emplacement, qualité et prix,
• Garantir un service de réservation en ligne, adapté, réactif et simplifié.
  – Sélection et visite des hôtels,
  – Réservation des contingents,
  – Création d’un site internet de réservation en ligne,
  – Traitement des demandes d’hébergement,
  – Élaboration et actualisation des listes des réservations avec les hôteliers,
  – Encaissement, suivi des règlements, des relances et traitement des litiges,
  – Envoi des confirmations de réservation aux participants,
  – Contrôle et règlement de la facturation hôtelière,
  – Service d’information hébergement sur le lieu du congrès,

Le programme social, conçu sur mesure, regroupe les différentes activités annexes (intégrées ou non dans l’inscription) proposées aux participants et à leurs accompagnants.

Nous vous proposons une palette complète de sites d’accueil et d’animations de prestige enrichie par une recherche personnalisée de qualité et d’originalité. Nous joignons pour vous trois faisceaux de qualité : l’écoute et le conseil ; la connaissance du terrain pour déterminer les lieux, les activités, les scènes qui optimiseront votre événement ; la rigueur budgétaire et la créativité artistique.

• Organisation des dîners et des événements sociaux du congrès : dîner de gala, réception, cocktail,…
• Organisation de visites guidées touristiques,
• Organisation de visites techniques des sites industriels et laboratoire de recherche de votre domaine,
• Suggestion des lieux et étude de coûts,
• Suggestion et mise en place des animations retenues,
• Sélection et gestion des prestataires : traiteurs, artistes, sécurité, transporteurs…,
• Réalisation et édition des cartons d’invitations et menus,
• Organisation du programme accompagnant : visites, soirées, excursions,
• Organisation de programmes pré et/ou post congrès
• … / ….

Après avoir défini la charte graphique, nous concevons et créons les documents de la manifestation quel que soit le type de support (imprimé, numérique, web…). Nous travaillons avec un réseau de prestataires (imprimeurs, concepteurs, webdesigners …) rigoureusement sélectionnés pour le respect des délais de production et de livraison.

• Étude des besoins en matière de documents,
• Appel d’offre et sélection des prestataires,
• Conception et édition des documents du congrès :
  – Annonce,
  – Affiche,
  – Appels à communication,
  – Programme prévisionnel et final,
  – Actes de la manifestation sur support numérique (site internet),
  – Badges, coupons…,
  – Menus,
  – Accessoires : sacoches, blocs notes, stylos …