EVENEMENTS SPORTIFS

La logistique d’un congrès, d’une manifestation, d’une soirée… requiert un savoir faire et des compétences similaires à celles d’un véritable chef d’orchestre pour assembler et harmoniser l’ensemble des intervenants. Du choix du lieu approprié à la négociation des contrats et la coordination sur place, nous nous engageons à mettre en œuvre les moyens logistiques les plus adaptés à vos besoins. Nous nous appuyons sur un réseau de prestataires sélectionnés, sur place en priorité, pour la qualité de leur prestation, leur fiabilité, le respect des délais et la maîtrise des coûts.

La rigueur budgétaire, le respect du cahier des charges est une de nos priorités tout en maintenant le niveau d’exigence indispensable à la garantie d’un événement réussi.

• Recherche des lieux et des prestataires, appels d’offre,
• Gestion des contrats et négociation avec les prestataires,
• Organisation et aménagement des espaces,
• Gestion de l’équipement d’accueil (matériel et ressources humaines – hôtesses, sécurité)
• Signalétique (directionnelle, panneaux, kakemono, bannières d’information…),
• Coordination générale des prestataires sur site,
• Pilotage et contrôle des équipes, des services et des équipements techniques audiovisuels,
• Gestion des pré-projections (salles, matériel, ressources humaines),
• Organisation du programme social (dîner de gala, dîner de comités, visites touristiques…)
• Accueil aux gares et aéroports, transferts et mises en place de transferts,
• Gestion du plan de transport pour les participants et/ou invités (aérien, ferroviaire..)

Une partie considérable de la réussite d’une manifestation dépend des moyens de communication et de promotion mis en place auprès de groupes cibles et des partenaires clés. Notre objectif est que l’information atteigne tous les publics identifiés et potentiellement intéressés. Nous vous proposons, à chaque étape de l’organisation, différentes solutions qui vous permettent à la fois d’optimiser vos coûts de promotion et d’en augmenter l’efficacité.

• Réflexion sur l’identité visuelle de la manifestation, déclinaison graphique sur les différents supports,
• Gestion des listes de diffusion (constitution, mise à jour, renouvellement),
• Conception de campagnes de promotion sur-mesure, relances,
• Conception, développement, hébergement et actualisation du site Internet de la manifestation,
• Campagnes d’e-mailing / e-newsletters / e-bulletins,
• Conception et envoi des supports de communication et d’édition (première annonce, programme prévisionnel et définitif, affiches, etc.),
• Sélection d’outils promotionnels (bannières, cadeaux, etc).

Le programme scientifique est prêt, les lieux du congrès sont réservés, les salles équipées, le programme social mis en place … Vous avez réuni la majeur partie des éléments pour réussir un congrès de qualité. Cependant il reste un service important à proposer à vos participants nationaux ou internationaux : l’hébergement. Parce qu’il s’agit là d’un élément clé pour une réussite complète, nous vous proposons nos garanties en matière d’hébergement

• Une garantie de la disponibilité d’hébergements sur ou à proximité du lieu de votre manifestation à des tarifs «négociés»,
• Une garantie d’offre d’hôtels de différentes catégories à la portée du budget de chacun,
• Un service de réservation en ligne, adapté, réactif et simplifié.
  – Sélection et visite des hôtels
  – Réservation des contingents
  – Traitement des demandes d’hébergement,
  – Élaboration et actualisation des listes des réservations avec les hôteliers,
  – Encaissement, suivi des règlements, des relances et traitement des litiges
  – Envoi des confirmations de réservation aux participants
  – Contrôle et règlement de la facturation hôtelière,
  – Service d’information hébergement sur site pendant la manifestation
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